IT stärker an den Geschäftsprozessen ausrichten

IT stärker an den Geschäftsprozessen ausrichten

IT und Geschäftsprozesse müssen zusammenrücken, dazu braucht es den Mensch
IT und Geschäftsprozesse müssen zusammenrücken, dazu braucht es den Mensch

Auch 2016 müssen sich die IT-Abteilung mit diversen Aufgaben herumschlagen:

  • steigende Anforderungen an die IT-Effizienz
  • schnellere Bereitstellung von IT-Services
  • umsetzen von fachlichen Anforderungen, jenseits von IT-Technik

Die Digitale Transformation ist Treiber für dieses Punkte und gibt der IT im Unternehmen immer mehr Gewichtung. Die Kollegen aus der IT müssen sich aber auch umstellen. Der frühere Technikfokus rückt in den Hintergrund. Die IT muss immer stärker an den Geschäftsprozessen ausgerichtet werden.

Diese Erwartungshaltung kommt durch die Digitalisierung. Diese verkürzt Produkteinführungszeiten, steigert das Kundenerlebnis und entwirft neue Geschäftsmodelle in kürzester Zeit. Folglich muss die IT-Seite mit der Digitalisierung schritthalten, während sie sich gleichzeitig mit Altsystemen und komplexen IT-Landschaften auseinandersetzt. Der Spagat ist nicht einfach zu schaffen. Denken Sie darüber nach, externe Ressourcen dazu zunehmen, die mit speziellen Kompetenzen punktuell unterstützt.

Geschäftsprozesse münden früher oder später IT-technisch im ERP-System. Es nimmt in der digitalen Transformation eine immer zentraler Stellung ein. Daher muss der Fokus bei zukünftigen Entscheidungen am Ende immer lauten: Und wie können wir das im ERP-System abbilden?

Das ERP-System von heute muss flexibel und schnell anpassbar sein. Es muss auf die neuen Anforderungen schnell reagieren können. Kann Ihr ERP-System das auch schon?

Vergessen Sie aber auch nicht: Das ERP-System arbeitet nicht alleine, es wird von Menschen bedient, die eine gute Betreuung benötigen, intern wie extern. Achten Sie bei Ihrem ERP-Betreuer auf lokale Nähe und eine gute zwischenmenschliche Chemie. Nur so kann IT stärker an Ihre Geschäftsprozesse ausgerichtet werden

ERP-Highlight in der Steps Business Solution 2015.5: Sammelrechnung für Verträge

ERP-Highlight in der Steps Business Solution 2015.5: Sammelrechnung für Verträge

Die Step Ahead AG hat Ihr Produkt Steps Business Solution in der Version 2015.5 veröffentlicht. Dr. QITTi vom Quality-IT-Team hat bereits für einigen Tagen die Highlights auf YouTube veröffentlicht.

Weitere Infos zu allen Erweiterungen und Änderungen finden Sie den Releasenotes zur ERP-Lösung. Das *.pdf-Dokument können Sie hier anfordern: Download Releasenotes Steps Business Solution 2015.5.

Ein besonderes Highlight ist die:

Sammelrechnung für Verträge

Mit der Vertragsfaktura konnten Sie bisher schon abzurechnende Positionen aus mehreren Verträgen ermitteln und berechnen. Bisher wurde für jeden Vertrag eine eigene Rechnung erzeugt. Mit der der neuen Funktion “Sammelrechnung” können Sie nun auch Positionen aus verschiedenen Verträgen auf eine Rechnung zusammenfassen. Sie wählen selbst aus, nach welchen Kriterien Sie die Sammelrechnung erstellen, z.B. Debitor und Vertragstyp. Die Zusammenfassung erfolgt zum Zeitpunkt
der Rechnungsstellung es sind keine Voreinstellungen beim Kunden / Vertrag oder Vertragstyp nötig.

Steps Business Solution 2015.5: Sammelrechnung Vertrag
Steps Business Solution 2015.5: Sammelrechnung Vertrag

Die Vorteile der Sammelrechnung für Verträge

  • Anzahl Ihrer Belege und Buchungen wird reduziert
  • Porto und Versandaufwand wird weniger
  • mehr Übersicht durch weniger archivierte Rechnungen

Und das beste: Der Empfänger Ihrer Rechnung profitiert ebenfalls von Ihrer Sammelrechnung. Beim Kunde reduziert sich der Aufwand für die Erfassung.

Der Lösungsumfang für die Sammelrechnung

  • Gruppierung in der Oberfläche „Vertrag Rechnung“
  • Suchfelder für Debitor und Kundengruppe des Debitoren
  • Auswahl der Kriterien für die Gruppierung
  • Anzeige der Bearbeiter der Verträge
  • Editiermöglichkeit der Vor- und Nachtexte
  • Erstellung des Belegs „Sammelrechnung“
  • Stornomöglichkeit

Hinweise für die Benutzung der Sammelrechnung

  • Setzen Sie beim Debitor das Flag „Sammelrechnung“. Sie erhalten sonst eine Meldung, sollte dies nicht der Fall sein.
  • Alle zusammengefassten Verträge einer Rechnung müssen bzgl. der Gruppierungskriterien,
    z.B. Debitor, Währung, Zahlart, identisch sein. Sonst kann keine Zusammenfassung erfolgen.

Unternehmenssoftware Steps Business Solution 2015.5

Das ERP-System Steps Business Solution wird von mehr als 750 Kunden und 6.000 Anwendern in meist kleinen und mittelständischen Unternehmen eingesetzt. Es ist der Beweis dafür, dass die Lösung perfekt für den Mittelstand ist. Die Gesamtlösung hat keine Branchenfokus, d. h. es gibt eine Vielzahl von unterschiedlichen Unternehmen, die diese Applikation nutzbringend einsetzen. Weitere Informationen zur Applikation finden Sie hier.

Sind Sie fit für die neue Version?

Die neue Version bietet dank werthaltiger Softwarepflege immer wieder tolle Features, die Ihre Geschäftsprozess optimieren können. Die Steps Business Solution ist in Ihren Anpassungsmöglichkeiten sehr flexibel und bietet damit die perfekte Grundlage für die Optimierung Ihrer Abläufe. Brauchen Sie Hilfe bei der Installation oder Umstellung auf die neue Version? Das Quality-IT-Team ist für Sie da. Kontaktieren Sie uns für ein kostenloses Erstgespräch.

Warum machen BPM-Tools nicht glücklich? Optimale Geschäftsprozesse brauchen gute Konzepte, keine Werkzeuge!

Warum machen BPM-Tools nicht glücklich? Optimale Geschäftsprozesse brauchen gute Konzepte, keine Werkzeuge!

BPM
BPM

Der Begriff BPM steht für Business Process Management und kann mit Prozessmanagement übersetzt werden.

Viele kennen diesen Begriff BPM in Kombination mit einem BPM-Tool, welches die Geschäftsprozesse eines Unternehmens überwachen soll.

BPM-Tools liefern noch kein zufriedenstellendes Ergebnis. Optimale Geschäftsprozesse brauchen gute Konzepte, nicht nur Werkzeuge!

Viele Anwender sind mit BPM-Tools nicht zufrieden. Die Anwendungen sind insgesamt zu kompliziert und zu stark auf Werkzeuge fokussiert.

BPM gehört seit Jahren zu den zentralen Themen in der IT. Von der dokumentarischen Erfassung bins hin zur strukturierte Darstellung erwarten sich Unternehmen Effizienz und Transparenz bei BPM. Die BPM-Software soll die Prozesse automatisieren und optimieren, in dem das Programm die  Ausführung selbständig steuert.
Mit der Digitalen Transformation gewinnen diese Anforderungen an Bedeutung. Mit BPM können die Fähigkeiten verbessert werden die Digitalisierung zu realisieren. So die Theorie!
Das Grundkonzept von Business Process Reengineering ist:
  • stetige Verbesserung von Prozessen, um somit dem digitalen Wandel folgen zu können
  • schnellere Reaktion auf Prozessänderungen bei der stetigen digitalen Transformation
  • Reduzierung Prozesskosten um so mit dem Mitbewerber mithalten zu können
  • hohe Transparenz der Prozesse für ein schnelles und agiles Unternehmen
Die IT muss bei der Umsetzung der Ziele helfen. Ein breiter Markt für BPM-Lösungen bietet eine große Auswahl an Programmen, wobei sich kein Marktführer bisher gebildet hat, da auch ERP-Systeme oftmals BPM-Implementierungen anbieten und dort auch meist die operativen Geschäftsprozesse abgewickelt werden. Neben dem üblichen Für und Wider einzelner Systeme in diversen Marktübersichten und Studien ist aber auch eine ganz grundsätzliche Kritik am Konzept des BPM nie verstummt. So ist beispielsweise immer wieder zu hören, BPM sei zu kompliziert, fände zu wenig Akzeptanz unter den Mitarbeitern, verursache zu hohe Kosten und sei überhaupt nicht flexibel genug.
Aus diesem Grunde sollte man sich eher mit dem Konzept des Business Process Management beschäftigen, als sich hinter einem Programm zu verstecken.

Business Process Management

„Wer macht was, wann, wie und womit?“ ist eine zentrale Fragestellung. Zur Verbesserung und Steuerung werden entsprechende Kennzahlen verwendet. Diese Kennzahlen können zum Beispiel in einer Balanced Scorecard oder Dashboard dargestellt werden.
Die Ziele sind:
  • Kennen der eigenen Geschäftsprozesse,
  • Gestalten und Verbessern der Prozesse, Geschäftsprozessoptimierung,
  • Dokumentieren der Abläufe, weil es zum Beispiel das Gesetz vorschreibt,
  • prozessorientierte Kostenkalkulation,
  • Festlegen klarer Schnittstellen zwischen Prozessen, so dass Prozessketten und
  • Verschachtelungen von Prozessen einfach gebildet werden können.

Flexible und anpassbare ERP-Software hilft bei der Umsetzung der Geschäftsprozesse

Wenn Sie Ihre Geschäftsprozesse kennen, dann können Sie diese auch in einem ERP-System prozessorientiert abbilden. Die Kernfrage dabei bleibt:

„Wer macht was, wann, wie und womit?“

Wenn Sie diese Frage vollumfänglich beantworten können, dann kann Ihr ERP-Anbieter diese Prozesse auch im ERP-System optimal umsetzen und überwachen lassen. Fertig ist ihr BPM!

Lastenheft für Ihr ERP-Anforderungen

Mit einem Lastenheft können Sie diese Anforderungen dokumentieren. Wir vom Quality-IT-Team unterstützen Sie bei der Analyse Ihrer Geschäftsprozesse und Erstellung eines Lastenheftes. Weitere Informationen zu unserem Workshop-Angebot finden Sie hier.