Bei der IT-Automatisierung sollte immer das Ziel im Vordergrund stehen. Prinzipiell muss sie das Leben erleichtern, für den User einfach nutzbar sein und die Effizienz steigern. Sie darf deshalb auch nicht primär als technologische Herausforderung gesehen werden. Wie jede Neuerung, die ein Unternehmen einführt, erfordert sie zwar auch technisch-funktionale Veränderungen. Viel entscheidender für den erfolgreichen Einsatz sind aber die Prozesse und die Mitarbeitenden.
Menschen und Prozesse entscheiden über den Erfolg der Automatisierung
In einem ersten Schritt müssen die Unternehmensprozesse überprüft und im Hinblick auf das Ziel der Effizienzsteigerung angepasst werden. Ohne Adaption, Optimierung oder Neudesign der Prozesse kann auch die Automatisierung nicht erfolgreich sein, denn dann ändert sie an den etablierten Abläufen nur wenig.
Jede Automatisierungsstrategie erfordert zudem eine Mindset-Anpassung und einen Kulturwandel, das heißt die Denk- und Arbeitsweisen der Mitarbeitenden müssen sich ändern. Es ist folglich unverzichtbar, dass ein Unternehmen seine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter – auch die skeptischen – „abholt“ und von den Vorteilen für ihre tägliche Arbeit überzeugt: von der Erleichterung und Beschleunigung der Arbeitsprozesse bis hin zur effizienteren Zusammenarbeit der Teams.
Mitarbeitende sind immer Dreh- und Angelpunkt der erfolgreichen Automatisierung. Zum einen ist ihr vorhandenes Wissen für die unternehmensspezifische Anpassung von Geschäftsabläufen unter Einsatz von Best Practices unerlässlich. Zum anderen muss ihre Bereitschaft gegeben sein, neue Arbeitsprozesse zu akzeptieren – weg von Routineaufgaben hin zu wertschöpfenderen Tätigkeiten. Unter Umständen ist eine „Modernisierung“ des Skillsets vonnöten. Unternehmen sind hier gefordert, adäquate Weiterbildungs- und Trainingsmaßnahmen anzubieten. Die generelle Disruption mit dem Siegeszug neuer Technologien ist schließlich nicht aufzuhalten, vielleicht nur zu verzögern.
Der Startpunkt für die Automatisierung sollten immer einfache Aufgaben und Prozesse sein und nicht die komplexesten und kostspieligsten. Es geht also um die Low-Hanging Fruits, jedoch auch immer mit einem Blick auf die höheren Ziele. Primäres Ziel ist aber, möglichst schnell Erfolge zu erzielen, die dann weichenstellend für einen flächendeckenden Einsatz sind. Ein häufiger Fehler von Unternehmen ist, dass sie von Anfang an einen großen Rundumschlag planen. Zwar zielen viele Unternehmen in einer ganzheitlichen Betrachtung letztlich auf eine End-to-End-Automatisierung ab. Dies ist durchaus der richtige Ansatz, allerdings eher auf strategischer Ebene. Eine umfassende Lösung, die die Koordination unterschiedlicher Initiativen erfordert, kann nur das Ergebnis eines mehrstufigen Prozesses sein.
Der Punkt Strategie führt unweigerlich zum Thema Top-down-Ansatz. Ist er für die Automatisierung unverzichtbar? Die Antwort lautet: Ja, aber. Ein reiner Top-down-Ansatz löst oft nicht die Probleme der einzelnen Mitarbeitenden und macht ihnen das Leben auch nicht unbedingt leichter. Eine Top-down-Strategie kann gut begründet ehrgeizige Ziele und Visionen verfolgen, dabei darf aber die Basis nicht vergessen werden, ansonsten wird ein Projekt kaum den gewünschten Erfolg bringen. Unverzichtbar ist folglich auch ein Bottom-up-Ansatz, um die Akzeptanz der Mitarbeitenden für Änderungen zu gewinnen. Das heißt, die Top-down-Ziele müssen mit den konkreten Bedürfnissen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Einklang stehen.
An der Automatisierung führt für Unternehmen kein Weg vorbei, wenn sie im Wettbewerb nicht ins Hintertreffen geraten und ihre Agilität, Flexibilität und Effizienz steigern wollen. Nur mit Automatisierung ist eine schnelle Reaktion auf geänderte Marktbedingungen oder Kundenanforderungen gewährleistet. Die Technologie trägt damit auch zur Business Continuity und zur Stärkung der Resilienz bei. In einer von Unsicherheit geprägten Zeit sind dies elementare Voraussetzungen für den Unternehmenserfolg.
