Wie ERP noch smarter wird: Smart Document Capture strukturiert Datenströme und macht sie verwertbar

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Der Erfolg einer ERP-Lösung basiert vor allem auf ihrer Datengrundlage. In vielen Unternehmen sind wichtige Geschäftsinformationen aber nur in Papierform oder Scans unstrukturiert gelagert, und somit nur durch großen Mitarbeiteraufwand für ERP-Software verwertbar. Dank Smart Capture kann man sich diesen Aufwand jedoch sparen:

Wie ERP noch smarter wird: Smart Document Capture strukturiert Datenströme und macht sie verwertbar

ERP-Systeme unterstützen Mitarbeiter/innen in unterschiedlichsten Abteilungen – egal, ob im Personal, im Service oder in der IT – bei der Planung und Entscheidungsfindung. Das gelingt allerdings nur dann, wenn sich aus den vorhandenen Dokumenten und Daten die gewünschten Informationen schnell und korrekt auslesen lassen. Oft überwiegen jedoch noch Papierstapel oder eingescannte PDFs, die in verschiedensten Ordnern verweilen. Sie enthalten zwar viele Fakten, die in dieser Ablage- und Aufbereitungsform den Entscheidungsträgern aber nicht oder schlecht zugänglich sind. Werden Daten manuell eingeben, kostet das zudem Zeit und birgt die Gefahr von Übertragungsfehlern. Wie eine automatische Dokumentenerfassung die Leistungskraft von ERP-Systemen deutlich erhöht, erläutert James Adie, Vice President EMEA Sales bei Ephesoft.

Manuelle Datenverarbeitung verschlingt wichtige Ressourcen

Nur 20 Prozent aller Informationen in Unternehmen liegen laut Gartner in strukturierter Form vor – also zum Beispiel in einer Excel-Tabelle oder einer relationalen Datenbank. Alle anderen Daten sind unstrukturiert und lassen sich daher nicht ohne Weiteres aus den Dokumenten extrahieren und digital weiterverwenden. So sind sie für ein ERP-System nicht nutzbar. Viele Informationen im Unternehmen liegen also einfach brach. Umso wichtiger ist es, die Daten so zu strukturieren, dass sie der ERP-Software in der gewünschten Form schnell und korrekt zur Verfügung stehen. Die Vielzahl an Dokumenten, die Tag für Tag bei den Unternehmen eingehen, händisch zu digitalisieren, ist jedoch ein großer Aufwand. Es ist nicht damit getan, eine Rechnung einzuscannen. Die Mitarbeiter müssen zudem die Informationen darauf wie Rechnungsnummer, Betrag oder Steuerinformation prüfen und manuell eingeben. Das kann je nach Dokumententyp und Komplexität mehrere Minuten in Anspruch nehmen. Zeit, die sich potenziert und die den Mitarbeitern dann für ihre Kernaufgaben fehlt.

Smart Document Capture optimiert ERP-Systeme

Mit Smart-Capture-Lösungen können die Unternehmen die Datenerfassung automatisieren und die Informationen intelligent aufbereiten. Zunächst werden die Dokumente, egal aus welcher Quelle sie kommen oder welches Format sie haben, eingelesen – vom Papierdokument über die E-Mail bis hin zu Drittsystemen. Durch Supervised Machine Learning ist es dabei möglich, die verwertbaren Inhalte in den Dokumenten zu identifizieren. Ein intelligenter Algorithmus erkennt, welche Daten welcher Kategorie angehören, und ordnet sie entsprechend zu. Dabei lernt das System immer weiter hinzu, indem es unklare Vorfälle einem Mitarbeiter auf dem Bildschirm anzeigt, dessen Entscheidungen dann für das nächste Mal speichert und sich so kontinuierlich optimiert.

Ein Beispiel aus der Finanzbuchhaltung: Rechnungen per Hand zu bearbeiten, mit Bestellungen abzugleichen und einzugeben ist nicht mehr nötig. Führende Smart-Capture-Lösungen erfassen und validieren eingehende Dokumente inzwischen selbstständig und ordnen die Daten dann via Freiformerkennung automatisch bestimmten Feldern zu, ohne dass diese jemand vorher manuell definieren musste. So werden unstrukturierte Daten aus unterschiedlichsten Quellen strukturiert, sprich erkannt, analysiert und archiviert. Fakturierungsprozesse lassen sich so komplett automatisieren und der ROI wird optimiert. Dieser kontrollierte Prozess macht es möglich, dass die Fakten schneller in das ERP-System eingespeist werden können als es früher der Fall war. Entsprechend stehen die Informationen den Teams auch innerhalb kürzerer Zeit zur Entscheidungsfindung zur Verfügung – und zwar abteilungsübergreifend. Zudem lassen sich dadurch auch viel leichter weitergehende Informationen ausfindig machen und dem Verantwortlichen begleitend anzeigen, sodass er in seiner Arbeit besser unterstützt wird. IT-seitig wichtig dabei ist, dass sich die Smart-Capture-Lösungen möglichst nahtlos in die bestehenden ERP-Systeme einbinden lassen. Das gelingt durch RESTful APIs und XML, was zudem den Vorteil mit sich bringt, dass kein zusätzlicher Administrationsaufwand nötig ist und die Mitarbeiter sich nicht aufwändig einarbeiten müssen.

Mit strukturierten Daten zum agilen Unternehmen

Smart Capture beschleunigt nicht nur die internen Abläufe und eröffnet den Mitarbeitern mehr Zeit für ihre Kernaufgaben. Die Lösung bereichert auch die unternehmensinternen ERP-Systeme und ebnet den Weg in Richtung digitale Transformation. Denn diese kann nur gelingen, wenn Unternehmen auch auf die „tieferliegenden“ Informationen in den Dokumenten zugreifen und diese effizient nutzen können. Daher wird es mehr und mehr darum gehen, Informationen zu strukturieren und den „Datenschatz“ zu heben. Die Zusammenführung von ERP und Smart Capture befähigt die Unternehmen, sich zu agilen Organisationen zu entwickeln und die Möglichkeiten der digitalen Zukunft zu nutzen.

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