Mit SharePoint 2013 lässt sich im Unternehmen die Dokumentenverwaltung trefflich abbilden. Welche Möglichkeiten die Microsoft-Lösung bietet und wie man diese nutzen kann, erklärt dieser Praxisbeitrag von Thomas Joos.
Dokumente in der Praxis mit SharePoint 2013 verwalten
Für Unternehmen, die in ihrer Organisation SharePoint 2013 oder SharePoint Online in Office 365 einsetzen, bietet es sich an, diese Lösungen auch für eine umfassende Dokumentenverwaltung zu nutzen. SharePoint hält hierfür ein reichhaltiges Funktionsangebot bereit, das zugegebenermaßen oft alles andere als selbsterklärend ist.
Dokumente in SharePoint 2013 erstellen und hochladen
Um Dokumente mit SharePoint zu verwalten, können Sie diese zum Beispiel in Word 2013 direkt auf dem Server speichern, oder Sie laden Dokumente über die Webseite mit den freigegebenen Dokumenten hoch. In der Dokumentenbibliothek sind alle neuen Dokumente entsprechend gekennzeichnet.
In SharePoint 2013 lässt sich eine Funktion aktivieren, die jedem Dokument eine eindeutige ID zuweist. Anwender können nach Dokumenten mit dieser ID suchen, und auf diese Weise ist jedes Dokument in der SharePoint-Bibliothek genau identifizierbar.
Über die Auswahl von Neues Dokument können Sie auch direkt neue Office-Dokumente erstellen, wenn Sie die Office Web Apps auf dem Server installiert haben. In Office 365 sind sie standardmäßig immer aktiviert.
Workflows in SharePoint 2013 bei der Dokumentenverwaltung
Mit Workflows können Sie festlegen, wie SharePoint Dokumente behandeln soll, um Geschäftsprozessen oder gesetzlichen Bestimmungen zu entsprechen. Sie können entweder die Standard-Workflows verwenden oder eigene Workflows erstellen. Workflows verwalten Sie über die Registerkarte Bibliothek mit Workfloweinstellungen.
Sie können Workflows in SharePoint Designer 2010/2013 ohne Programmierkenntnisse oder als Entwickler mit Visual Studio 2010 pflegen. Mit SharePoint Server automatisieren Sie Prozesse vollständig. Workflows lassen sich auch in die Office-Programme integrieren.
Dokument-IDs, Dokumentenmappen und Sicherheit
In SharePoint und Office 365 lässt sich allen Dokumenten im Unternehmen eine eindeutige ID zuweisen. Über sie kann man ein Dokument schnell finden, unabhängig davon, wo sein Speicherort ist und ob dieser geändert wurde. Die Dokument-ID ist eindeutig und liegt als eigene Metadatenspalte vor.
Dokumentenmappen sind ebenfalls eine wichtige Funktion in SharePoint 2013. Hierbei handelt es sich um eine Sammlung von zusammengehörigen Dokumenten, also einen eigenen SharePoint-Ordner. Zusätzlich erhalten diese Sammlungen erweiterte Funktionen wie gemeinsame Metadaten oder eine gemeinsame Website. Für Dokumentenmappen können Sie auch eigene Inhaltstypen definieren. Sie legen also Inhaltstypen und gemeinsame Eigenschaften fest, die für die Dokumentenmappe gelten. In diesen bestimmen Sie, welche Inhaltstypen die Sammlungen verwenden.
Mehr zum Thema Dokumente in SharePoint 2013
Dies war nur ein kleiner Auszug vom Praxisbeitrag von Thomas Joos. Weiter lesen Sie unter folgendem Link: http://www.computerwoche.de/a/dokumentenmanagement-mit-sharepoint-2013,2553427,2
Einsatz von SharePoint 2013 auf Basis von Office 365 in Ihrem Unternehmen
Der Einsatz von SharePoint 2013 für Ihr Unternehmen lohnt sich, wenn Sie Ihre ersten Schritte in Richtung „Digitale Transformation“ gehen wollen. Doch nur der Kauf von Technologie wird Sie nicht in das Unternehmen der Zukunft bringen. Nur der sinnvolle Einsatz von Technologie erzeugt den nötigen Mehrwert. Unser Beratungsteam vom Quality-IT-Team ist für Sie da. Kontaktieren Sie uns für ein kostenloses Erstgespräch. Wir begleiten Sie in Ihrem Weg der digitalen Transformation.
