Jedes Unternehmen steht vor Problemen. Wie Sie mit diesen Problemen umgehen, entscheidet darüber, wie erfolgreich Ihr Unternehmen wird. Wenn Sie wollen, dass Ihr Team Ihnen Lösungen und nicht nur Probleme bringt, müssen Sie geeignete Systeme aufbauen.
Schritt-für-Schritt, um Ihre Mitarbeiter dazu zu bringen, Lösungen und nicht Probleme zu liefern
Jedes Unternehmen wird mit Problemen konfrontiert. Unabhängig davon, ob es sich um ein ausgereiftes Unternehmen oder ein wachsendes Start-up-Unternehmen handelt, wird es Herausforderungen geben. Diese Hindernisse sind Teil der Geschäftswelt.
Es wird immer wieder behauptet, dass die Mitarbeiter nur Probleme und keine Lösungen bringen. Irgendetwas läuft schief, und die Mitarbeiter wollen Alarm schlagen und allen sagen, dass es ein Problem gibt. Aber sie bringen keine Lösungen mit. Oft ist dies mit Schuldzuweisungen und Schuldzuweisungen verbunden. Die Menschen versuchen, einen Sündenbock zu finden und ihr eigenes Handeln zu decken. Sie versuchen, ihre Taten zu verteidigen und andere davon zu überzeugen, dass sie unschuldig sind. All diese Energie, die für diese Art von Problemen aufgewendet wird, ist Verschwendung. Sie hilft nicht, das Problem zu lösen. Es wird nur identifiziert und dann vergrößert.
Vor Jahren war ich in einem Unternehmen tätig, das vor dieser Herausforderung stand. Wir wollten, dass unsere Mitarbeiter die Schuldzuweisungen übergehen und sich auf mögliche Lösungen konzentrieren. Wenn sie uns einige durchdachte Optionen zur Lösung des Problems vorlegen könnten, würden wir die Hindernisse schneller überwinden. Schließlich gelang es uns, einen Ansatz zu entwickeln, der dieses Problem löste. Wir haben die folgenden Schritte angewandt, um Verantwortlichkeit zu schaffen und uns auf die Lösung des Problems zu konzentrieren, anstatt anderen die Schuld zu geben:
Schritt 1: Erkennen, dass es sich um ein kulturelles Problem handelt
Der erste Schritt besteht darin, sich bewusst zu machen, dass das Problem größer ist, als Sie vielleicht denken. Es geht nicht nur um ein paar schlechte Äpfel. Höchstwahrscheinlich ist es ein Spiegelbild der von der Führung geschaffenen Kultur. Wenn die Führungsebene stets darauf bedacht ist, jedes kleine Problem anzusprechen und diejenigen, die Fehler machen, an die Wand zu nageln, überträgt sich diese Denkweise auf die Mitarbeiter.
Anstatt ein Risiko einzugehen und eine Lösung vorzuschlagen, würden sie lieber alles tun, um nicht zur Zielscheibe zu werden. Sie wollen keine Lösung für das Problem vorschlagen, denn wenn es nicht funktioniert, wird man ihnen die Schuld geben, auch wenn sie das Problem nicht verursacht haben.
Schritt 2: Probleme neu formulieren
Was tun Sie, wenn ein Problem auftaucht? Versuchen Sie herauszufinden, wer den Verstoß begangen hat, damit Sie ein Exempel statuieren können?
Wenn Sie so vorgehen, werden Ihre Mitarbeiter sofort zu Verteidigern, wenn ein Problem auftaucht. Sie werden wissen, dass sie ihre Geschichte besser zurechtrücken und einen Weg finden, sich vor der Verantwortung für den Fehler zu drücken.
Beginnen Sie stattdessen damit, das Problem so umzugestalten, dass es hauptsächlich um die Lösung geht. Arbeiten Sie daran, herauszufinden, wie Sie das Problem lösen können. Das gilt sowohl für das kurzfristige Problem als auch für künftige Probleme. Wie können Sie etwas einrichten, damit das Problem nicht wieder auftritt?
Ein Beispiel: De, Logistikmanager ist beim Ausdrucken eines Fahrtenbuchs für den Fahrer ein Fehler unterlaufen. Es wurden nicht alle Haltestellen gedruckt, und der Fehler wurde nicht rechtzeitig bemerkt. Anstatt die Person zu bestrafen, die den Fehler gemacht hatte, fanden wir eine Möglichkeit, das Formular so zu ändern, dass der Fehler nicht mehr passieren konnte. Es wurde ein bestimmter Endabschnitt hinzugefügt, und das Formular war ohne diese abschließenden Informationen nicht verwendbar. So war es unmöglich, den Fehler noch einmal zu machen. Das Formular ließ den Fehler nicht mehr zu, weil der nächste Schritt ohne diese Angaben nicht möglich war.
Es ist eine einfache Lösung, die in 10 Minuten umgesetzt werden konnte. Der Fehler passierte nie wieder. Da wir das Problem auf die Frage umgestellt haben, wie wir sicherstellen können, dass so etwas nicht mehr vorkommt, fanden wir eine systematische Lösung, die es uns ermöglichte, unsere Zeit mit wichtigeren Themen zu verbringen, als diesen Mitarbeiter zu bestrafen.
Wenn Sie dazu übergehen, Lösungen zu finden, werden Sie mit dem Problem konfrontiert, dass es in der Regel keine perfekte Lösung für das Problem gibt. Stattdessen müssen Sie zwischen einer Reihe von schlechten Optionen wählen.
Lassen Sie sich dadurch nicht davon abhalten, weiterzumachen. Natürlich wäre es die perfekte Lösung, wenn der Fehler nie gemacht worden wäre. Aber er wurde gemacht. Suchen Sie sich also die beste Option aus.
Schritt 3: Seien Sie bereit, Mitarbeiter zu coachen, die Fehler machen
Wenn Sie das Problem auf die Lösung ausrichten, sollten Sie sich nicht zu sehr bemühen, an denjenigen, die Fehler gemacht haben, ein Exempel zu statuieren. Ein öffentliches Exempel zu statuieren, mag auf andere abschreckend wirken, trägt aber nicht dazu bei, die von Ihnen gewünschte Kultur der Verantwortlichkeit zu schaffen.
Trainieren Sie stattdessen die Mitarbeiter, die es nicht richtig gemacht haben. Arbeiten Sie mit ihnen einzeln unter vier Augen und stellen Sie sicher, dass sie verstehen, was sie falsch gemacht haben und was sie hätten tun sollen. Wenn sie sich nicht bessern können, können Sie eine progressive Disziplinierung, einen persönlichen Verbesserungsplan oder andere Maßnahmen einführen. Wenn Sie jedoch mit einem Coaching-Ansatz beginnen, werden Sie feststellen, dass viele Mitarbeiter besser reagieren und die problematischen Bereiche verbessern.
Es ist besser, Mitarbeiter zu coachen, als sie zu bestrafen oder an ihnen ein Exempel zu statuieren. Eine Kultur der Angst zu schaffen, ist nicht der richtige Weg, um zu führen. Sie konterkariert alle Ihre Bemühungen, einen Stab von proaktiven Führungskräften zu schaffen.
Schritt 4: Machen Sie aus der Erwartung einen Prozess
Sobald diese grundlegenden Elemente vorhanden sind, besteht der nächste Schritt darin, den Prozess zu dokumentieren, den die Mitarbeiter befolgen sollen. Wenn die Mitarbeiter ein Problem bemerkten, mussten sie zunächst eine Triage vornehmen. Handelt es sich um einen Notfall? Nicht alles ist ein Notfall, aber Sie wollen, dass Ihre Mitarbeiter schnell reagieren, wenn es sich um einen echten Notfall handelt.
Wenn es sich nicht um einen Notfall handelt, sind sie angewiesen, das Problem zu untersuchen. Wir haben ihnen bestimmte Fragen gestellt, um sicherzustellen, dass sie das allgemeine Ausmaß des Problems verstehen. So können wir verhindern, dass sie uns ein größeres Problem melden, aber keine Ahnung haben, worum es sich handelt.
Sie müssen verstehen, welche Auswirkungen das Problem hat, welche Bereiche betroffen sind und ob es unmittelbare Aspekte gibt, die angegangen werden müssen. Anschließend können sie die Dringlichkeit, die Bedeutung und die Systematik des Problems bewerten.
Als nächstes entwickeln sie Optionen zur Lösung des Problems. Wir wollten mindestens zwei oder drei Optionen, die sie mit ihren jeweiligen Vor- und Nachteilen bewerten. Sie wählen die Option aus, die sie für die beste halten, und bringen dann alle Informationen zum Management. Sie konnten eine E-Mail mit den Informationen schicken, wenn die Bewertungen einen geringen Schweregrad ergaben. Andernfalls mussten sie jemanden anrufen oder zur Überprüfung in ihr Büro kommen.
Anfänglich sträubten sich viele Manager gegen dieses Verfahren. Sie dachten, es wäre umständlich und würde die Lösung von Problemen behindern. Aber es bewirkte das Gegenteil. Anstatt dass ein Problem gemeldet wurde und mehrere Personen Zeit mit der Untersuchung verschwendeten, erledigten sie einen Großteil der Nachforschungen allein. Anstatt lange über das Problem zu sprechen, suchten sie nach Möglichkeiten, es zu lösen. Dadurch wurde der Problemlösungsprozess völlig rationalisiert.
Das Ergbnis: Oft präsentierten Mitarbeitende ihre Ergebnisse, Optionen und ihre Empfehlung, und das Management bestätigtet, dass sie auf dem richtigen Weg sind, und beginnen mit der Umsetzung der Lösung.
Mit der Zeit wächst das Vertrauen in die Mitarbeitenden. Sie beginnen, dieses Verfahren aus Gewohnheit zu befolgen, anstatt die Dokumentation herauszuholen. Sie wissen intuitiv, was zu tun ist, wenn ein Problem entdeckt wurde, und beginnen mit dem Problemlösungsprozess.
Schritt 5: Belohnen Sie diejenigen, die Lösungen vorschlagen
Der letzte Schritt besteht darin, diejenigen zu belohnen, die sich auf diesen Ansatz einlassen. Diejenigen, die Lösungsmöglichkeiten aufzeigten, wurden zu den vertrauenswürdigen Mitarbeitern, die belohnt wurden. Diejenigen, die sich weigerten, Lösungen vorzuschlagen, wurden nicht dafür belohnt, dass sie einfach nur ein Problem gefunden hatten.
Es ist schwierig, die Kultur einer Organisation zu ändern. Wenn Sie einen effektiven und effizienten Problemlösungsprozess anstreben, überlassen Sie ihn nicht dem Zufall. Gestalten Sie die Problemlösungssysteme in Ihren Teams so, dass Sie das Beste aus Ihren Mitarbeitern herausholen.
Wenn Sie sich auf die Lösung konzentrieren, können Sie vermeiden, dass eine Reihe von Problemen zu Schuldzuweisungen und Frustration führt. Sie werden eine Kultur der Verantwortlichkeit entwickeln. Die Mitarbeiter werden bereit sein, Fehler zuzugeben, da sie wissen, dass der Schwerpunkt auf der Suche nach einer Lösung liegen wird.
Indem sie Fehler zugeben, schaffen sie Möglichkeiten zum Lernen. Wenn sie ihre ganze Energie darauf verwenden, ihre Handlungen zu verteidigen, werden sie sich weigern, sich zu ändern, weil sie es nicht für nötig halten. Sie werden versuchen, perfekt auszusehen und verpassen jede Chance, sich zu verbessern.
Wenn Sie diese Schritte befolgen, können Sie Systeme schaffen, die es Ihnen leicht machen, Ihr Team zu führen. Sie geben Ihnen die Gewissheit, dass Ihr Team mit Hindernissen und Herausforderungen umgehen kann und schnell und effizient von einem Problem zur Lösung gelangt.
